Uma boa Gestão Documental é uma das necessidades mais transversais a todas as Organizações e uma das chaves para as tornar eficientes e competitivas.

Nas Organizações, muitas pessoas trabalham muitas horas em atividades ligadas a Documentos.

Se este trabalho for otimizado, diminuem-se custos e, sobretudo, ganha-se rapidez, rigor e eficiência e melhora-se o negócio

Mas há muitos tipos de Documentos e muitas atividades ligadas a Documentos.

Por isso, como veremos, disponibilizamos 4 Módulos para suportar várias áreas de atividade ligadas a Documentos e que podem ser usados de forma independente ou integrada:

M510 - Gestão do Expediente na Web
M505 - Gestão Documental na Web
M4GD - Gestão Documental de RH na Web
M520 - Gestão de Biblioteca / Títulos

O tratamento adequado do Expediente, de todo o tipo de Expediente, associado a uma boa Gestão de Tarefas e de Documentos é uma das chaves para o sucesso das Organizações.

Quando falamos em Expediente não nos estamos a referir apenas a documentos. Efetivamente o nosso Módulo pode tratar de outros Itens de expediente, na verdade quaisquer Objetos, que entrem, saiam ou circulem na Organização.

Se quiser ver mais sobre o funcionamento deste Módulo para Gestão das Entradas, Saídas, Circulação do Expediente e Atos Administrativos relacionados, na Web,na Nuvem, pode ver este vídeo:

Quanto à Gestão Documental na Web, os Documentos são objetos muito diversificados: desde pequenos apontamentos a documentos legais de extrema importância, como cartas, faturas e recibos, à documentação legal dos Empregados, como contratos, instruções de funcionamento de equipamentos, livros e revistas, vídeos, leis, etc.

Assim, quando se fala de Documentos e de Gestão Documental, estamos nos referindo a algo que pode ser muito abrangente ou muito específico; estamos falando de objetos individuais de pouca ou sem relevância para a organização, ou de documentos críticos, que são essenciais preservar e partilhar.

O Módulo M505 permite constituir e gerir um arquivo geral organizador e integrador de Documentos e, assim, acrescentar muito valor à Organização.

Este Módulo, como sintetizado na imagem abaixo, centra-se nos Registos de Itens Documentais aos quais estão associados Documentos e Ficheiros (e outros objetos), quer digitalizados na Nuvem, quer também sob outras formas em outros locais.

Ou seja, os Itens Documentais podem apontar para objetos na Nuvem ou para objetos em outros locais, incluindo arquivos físicos tradicionais.

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Claro que a eficiência do Sistema melhora com o aumento da digitalização e dos arquivos na Nuvem.

Os Itens Documentais organizam-se em Estruturas de Pastas, em Arquivos.

Aos Itens Documentais podem ser associados Trâmites Administrativos, Registos de tratamentos dados aos Documentos.

Também podem ser associados Indexadores, para classificação e pesquisa dos mesmos.

E é possível aceder, a partir de computadores e de dispositivos móveis, a todos esses Documentos e Ficheiros. No caso de não estarem na Nuvem, recebe a identificação e as coordenadas onde os mesmos estão.

Se quiser ver mais sobre o funcionamento deste Módulo, pode ver este vídeo:

A Gestão Documental que disponibilizamos é um Serviço que por se adequar a todas as Organizações, pode ser o Ponto de Entrada nas nossas Soluções.

Permite disponibilizar, a qualquer Organização, um Portal onde a mesma pode arquivar e organizar os seus Documentos , indexar, gerir as permissões de acesso, disponibilizar links de acesso público e privado (que podem ser mandados por Skype, e-mail, etc.), e inclusive gerir tarefas associadas aos Documentos, como controle de versões e aprovações.

E não precisa de instalar nada; só precisa de ter acesso à Internet e quem estiver autorizado pode começar a colocar, pesquisar e aceder a todos os Documentos, inclusive por telemóvel, que o seu perfil de acesso autorizar.

Sempre que precisar de maiores volumes e/ou logins, é só aumentar a sua subscrição.

Facilidades disponibilizadas para Gestão Documental na Web

Este Módulo, mesmo no seu ponto de entrada de 19 EUR / Mês, já suporta:

• Upload dos Documentos para a Nuvem, com registo de diversos atributos para sua caraterização, e a Consulta e/ou Download dos mesmos.

• Classificação dos referidos Documentos de acordo com os Códigos que forem definidos pela Organização.

• Associação de Descritores Temáticos aos referidos Documentos para reforço das facilidades normais de busca.

• Definição dos acessos permitidos, nomeadamente em termos de quem pode aceder e do que pode fazer em relação aos Documentos a que acede.

• Disponibilização de links privados (exigindo login e password) e públicos para facilmente poderem ser enviados e dessa forma darem acesso aos Documentos.

• Ligações dos Documentos a diversos Subsistemas, conetando-os a Organizações, Pessoas, Departamentos, Contratos, Produtos e muitos outros Itens.

• Associação de Eventos, Atos Administrativos e Trâmites aos Documentos.

• Outputs Diversos e Estatísticas dos Documentos:

A Gestão Documental e Trâmites Administrativos de RH, diferencia-se em termos das exigências que o cumprimento das leis de privacidade e proteção de dados, nomeadamente o RGPD, colocam nesta área de documentação ligada aos Empregados e também da especificidade dos trâmites de RH e sua integração com as Aplicações de RH em geral.

M4GD - Gestão Documental de RH na Web    

 

 

Uma boa Gestão Documental nos Recursos Humanos é cada vez mais essencial às Organizações. E o ser na Web faz toda a diferença - está disponível a qualquer momento e a partir de qualquer lugar para quem esteja autorizado.

A Gestão Documental e Trâmites Administrativos de RH, diferencia-se em termos das exigências que o cumprimento das leis de privacidade e proteção de dados, nomeadamente o RGPD, colocam nesta área de documentação ligada aos Empregados e também da especificidade dos trâmites de RH e sua integração com as Aplicações de RH em geral.

Pode ver mais detalhes neste vídeo:

 

Este Módulo suporta o Arquivo Documental de RH na Nuvem, com uma Estrutura de Pastas a vários níveis, Classificação de acordo com Códigos definidos, Organização Temática / Thesaurus e Descritores para Pesquisa e Acesso.

Possibilita o Upload dos Documentos para a Nuvem e/ou o registo de links para os mesmos e/ou de coordenadas da sua localização física, com registo de diversos atributos para caraterização desses Documentos.

A definição dos acessos permitidos, de quem pode aceder e do que pode fazer, e do uso de links para visualização / download / envio.

A associação de Eventos, Atos Administrativos e Trâmites Documentais que se constituem em Workflows.

As ligações dos Documentos a diversos Subsistemas, conetando-os a Organizações, Pessoas, Departamentos, Contratos, Produtos e muitos outros Itens, bem como a emissão de diversos Outputs e a obtenção de Estatísticas.

Muitas organizações têm uma biblioteca nem que seja apenas de revistas e livros técnicos, de legislação e outros, para suporte à sua actividade.

Até particulares têm muitas vezes milhares de Itens de todo o tipo cujo cadastro e indexação pode ser feito com o presente Módulo
 
E há, claro, as bibliotecas mais tradicionais, por exemplo de Escolas, Autarquias, Associações e outras Entidades.

O âmbito dos Títulos a gerir pode ir muito para além de livros e revistas. Pode incluir Títulos de Músicas Vídeos, Filmes e Espetáculos, Comunicações, Artigos e Programas de Conferências, Eventos, Blogs, Rádio, TV, etc.
 
Com este Módulo pode gerir essas Bibliotecas e Títulos, da Organização Temática, ao Cadastro dos Títulos, sua ligação a Autores e outros Intervenientes, sua Circulação e Empréstimos.

Preocupação com todo o ciclo da Documentação

A Gestão Documental deve preocupar-se com todo o ciclo da Documentação, da sua criação à sua utilização e arquivo seguro e bem organizado.

• Quantas vezes é preciso fazer rapidamente um documento e a chave está em encontrar textos que se possam aproveitar para o mesmo ser produzido a tempo e sem falhas.

• Quantas vezes é preciso aceder rapidamente a documentos diversos para responder a uma solicitação do negócio e não dá para os andar a procurar de pasta em pasta ou até de secretária em secretária,

• Quantas vezes é preciso enviar rápido documentos e como seria bom poder mandar-se simples links por Skype ou e-mail para o disponibilizar de imediato a quem dele precisa.

• Quantas vezes alguém quer, dentro ou fora da Organização, consultar documentação para se guiar na execução de determinado procedimento e como seria bom que os links que lhe foram dados para aceder a essa documentação lhe trouxessem sempre a última versão dos mesmos, aquela que está em vigor e não documentos obsoletos que o podem levar a cometer graves erros no procedimento.

Isto são só alguns exemplos para mostrar que a Gestão Documental hoje não se resume a ter pastas para pôr os documentos, sejam em armários ou em computadores.

Os nossos Módulos oferecem, portanto, o suporte pretendido. E o serem na Web, na Nuvem, faz toda a diferença - estão disponíveis, inclusive por telemóvel, a qualquer momento e a partir de qualquer lugar para quem esteja autorizado.

Os 4 Módulos que temos vindo a referir são subscritos de forma independente, de acordo com as necessidades concretas das Organizações.

São disponibilizados na Web, Na Nuvem, a partir de 19 EUR / Mês por cada um dos Módulos.

Mas o valor da subscrição de cada um dos Módulos M510, M505 e M520 depende do número de Logins pretendidos conjugado com o volume de Itens a tratar.

Já no caso do M4GD que é um Módulo da Área de RH o valor da Subscrição depende do número de Empregados.

Para os Módulos M510, M505 e M520 os Logins a considerar são de 2 tipos:

a) Logins de acesso aos Módulos para uso de todas as facilidades dos mesmos, incluindo definições e parametrizações, podendo ser poucos, inclusive só 1.

b) Logins Específicos do Módulo só com facilidades para aceder e tratar os Itens com que os Módulos trabalham, por exemplo, os Documentos, os Itens do Expediente e os das Bibliotecas.

c) Nas Estimativas de Subscrição dos Módulos M510 e M505 os Logins Específicos atrás referidos designam.se como Logins de "Participantes" e os Logins do M520 como "Utilizadores da Biblioteca".

Como se vê abaixo as Estimativas das subscrição destes Módulos estão disponíveis online, mas pode-nos contactar aqui para as enviarmos e fornecer-lhe eventuais esclarecimentos que nos solicite.

M510 - Gestão do Expediente na Web
M505 - Gestão Documental na Web
M520 - Gestão de Biblioteca / Títulos
M4GD - Gestão Documental de RH na Web

 

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